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学校视频会议室使用管理办法(暂行)

时间:2020-11-06 08:28:52 录入: 访问:368 次 字号:【

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学校视频会议室使用管理办法(暂行)

 

为加强对视频会议室的管理、使用和维护,提升会议室使用效率,更好的做好学校各类会议服务工作,促进学校各项工作顺利开展,特制定本管理办法。

一、党政办负责学校视频会议室(第一会议室)的日常管理与维护,并统筹协调安排使用。

二、视频会议室是学校召开各类工作会议和开展学术活动的场所,面向全校各部门开放,实行资源共享,但不得挪作他用、不得安排其他活动。

三、会议室的使用实行预约申请制度,使用部门应提前1-3天向党政办行政科预约申请,并填写“学校视频会议室使用申请表”,登记相关信息,联系电话:84674009。

四、视频会议室内设备的技术支持及日常维护,由党政办安排专门人员负责,使用部门工作人员不得自行调试。信息化科负责视频会议室设备的维护、调试(包括音响、灯光、话筒、电视、投影仪、摄像头、移动背板等设备)。

五、接到召开视频会议的通知后,信息化科要在规定时间进行视频会议调试,确保联调效果,并在召开视频会议时,做好设备的管理和服务工作。做好每次视频会议系统运行的记录工作,并做好在断网、断电等突发情况的应急处理工作。

六、使用部门应爱护会议室内公用设备、设施,不得随意刻画、张贴、涂写,不得挪动室内设备,改变室内格局。如损坏或丢失设备、物品,由使用部门或当事人负责赔偿。

七、使用部门应保证会议室的清洁、卫生,禁止在会议室内吸烟、随地吐痰和乱扔杂物、废纸、饮料瓶等。

八、注意安全,节约用电,会议结束后请自觉关闭电源及门窗。

九、会议室使用完毕后,使用部门应及时通知党政办工作人员,一起检查清点会议室内各类设备、物品,并做好交接。

十、党政办要进一步强化服务意识、提升服务质量,进一步加强规范化管理,加强对工作人员的培训,及时做好会议室设备、设施的保养维护,确保会议室环境整洁、正常有序运转,为各部门提供优质服务。

附件1、学校视频会议室使用申请表

2、学校视频会议室申请使用流程

 

 

一分十一选五党政办公室

2020年10月20日

 

 

 

附件1

学校视频会议室使用申请表

申请部门

 

联系人

 

联系电话

 

会议名称

 

会议时间

 

会议地点

第     会议室

拟出席院领导

 

参加人员范围及人数

 

拟使用设备

□话筒(   个)   □投影   □电子屏   □空调

申请部门意见

 

 

                年    月    日

党政办意见

 

 

                年    月    日

 

备注:1.使用部门须提前1-3天向党政办行政科预约申请,联系电话:84674009;

  2.本表电子版可在校园网站首页“通知公示”栏下载。

附件2

学校视频会议室申请使用流程图

 

使用部门提前预约申请,并下载、填写会议室使用申请表报党政办办行政科

|

党政办进行登记、安排

|

时间、地点是否冲突

|

如时间、地点冲突,则进行相应调整,并通知申请部门

如时间、地点不冲突,则通知申请部门使用会议室

|

工作人员提前20分钟打开会议室门,做好准备

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会议结束后,及时清扫、整理会议室,关闭电源、门窗

 

 

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